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5 passos para processar 100 e-mails em minutos!

Quantos e-mails você recebe por dia? Você conhece o método que permite processar mais de 100 e-mails em alguns minutos?

processar 100 e-mails em minutos

No mundo de hoje a quantidade de e-mails recebida diariamente é cada dia maior. Esse é hoje o meio mais utilizado para as trocas de informações necessárias no dia a dia no trabalho.

Quanto mais alto na escala hierárquica você estiver, mais responsabilidades terá e com mais pessoas se relacionará, recebendo cada vez mais e-mails. Se você for uma pessoa muito competente, mas pouco organizada, poderá começar a perder e-mails, e, consequentemente, perderá o controle das informações direcionadas a você.

Para executar suas tarefas corretamente, priorizando o que deve ser priorizado, é fundamental que você tenha processado todos os e-mails da sua caixa de entrada. Veja bem: ter o e-mail processado é diferente de já haver executado alguma ação necessária a partir do e-mail.  Tê-lo processado significa que você já o direcionou de alguma forma, mesmo que esse direcionamento seja agendar uma ação para depois, por exemplo.

Um dos maiores problemas de quem recebe muitos e-mails é o tempo perdido relendo-os. Normalmente, ao receber um e-mail, você o lê, identifica que não será possível resolvê-lo naquele momento, e o deixa na caixa de entrada (muitos ainda o marcam como “não-lido”). O problema dessa solução é que posteriormente você irá ler este mesmo e-mail novamente apenas para identificar, mais uma vez, que ainda não está com tempo disponível para resolvê-lo.

A situação acima se repete com outros e-mails que vão chegando durante o dia e, de repente, você possui 300 e-mails na caixa de entrada, dentre os quais 50 “não-lidos”. Desses 50, muitos são ainda de assuntos passados, referentes a meses atrás, que ficarão ali até você resolver analisa-los (lendo-os de novo), apagando os mais antigos e marcando os mais novos novamente como “não-lidos”, para serem resolvidos depois. Uma bola de neve, que só tende a aumentar e atrasar o seu trabalho.

Por um bom tempo vivi a situação acima, e ficava agoniado por não conseguir controla-la. Ainda hoje vejo muitas pessoas tentando se organizar com o modelo “não-lido” = a executar. Tenho inclusive um colega que possui mais de 1.000 e-mails “não-lidos”. Mais de 1.000 e-mails a executar! Imagino que alguns já devam ser de anos atrás.

O modelo de organização que utilizo hoje em dia (indicado pelo Michael Hyatt) me permite terminar (quase) todos os dias com 100% de e-mails processados. É um método simples que consiste em, assim que se termina de ler um e-mail, decidir em qual das categorias abaixo ele se encaixa, tomando a ação apropriada:

1. Deletar

2. Arquivar

3. Delegar

4. Agendar

5. Executar

1. Deletar

Se não há ação a ser executada a partir do e-mail, e não for importante armazená-lo, então delete-o! Admito que poucos são os e-mails que eu deleto (prefiro ser prevenido demais do que de menos), mas tento sempre levar essa opção em consideração, principalmente depois de alcançar tamanhos exponenciais nos meus arquivos do Outlook.

2. Arquivar (em uma só pasta)

Se não há ação a ser executada a partir do e-mail, mas é possível que seja importante mantê-lo por qualquer razão, então arquive-o.

A boa notícia é que não há necessidade de utilizar métodos complexos de armazenamento de arquivos, guardando-os em pastas e sub-pastas, divididas por assuntos, por clientes, por colaboradores… Fiz isso durante muito tempo, até ouvir que alguns grandes executivos armazenavam tudo em uma pasta só.

O problema de se armazenar em diversas pastas é a probabilidade de se postergar a ação de arquivamento. Todas as ações aqui descritas devem ser rápidas, imediatas, sem demandar que muito tempo seja gasto “pensando” no que fazer. Se você tiver que pensar em como irá arquivar, é possível que não consiga agir rápido o suficiente.

O Google é o melhor exemplo de armazenamento. Você faz uma pesquisa e ele te retorna milhares de resultados. Você então refina sua pesquisa adicionando mais informações. Mesmo com infinitas páginas, você sempre conseguirá encontrar o que procura.

A pesquisa realizada nos aplicativos de e-mail está cada dia melhor. Sabendo procurar da forma correta (indicando quem enviou o e-mail, para quem foi enviado, partes dos textos, se tem anexo ou não, etc…), você sempre conseguirá localizar o e-mail desejado, mesmo que estejam todos em uma só pasta.

Tenho uma pasta chamada “PROCESSADOS”, onde arquivo todos os meus e-mails. Até hoje, sempre consegui encontrar o que preciso sem dificuldade.

Sugiro também utilizar teclas de atalho. No Outlook, quando pressiono ctrl+shift+1 meu e-mail é automaticamente marcado como lido e  arquivado na pasta “PROCESSADOS”. Pode parecer besteira, mas quanto mais e-mails você tiver, maior será a diferença final de cada segundo ganho nesse processo.

3. Delegar (e arquivar/deletar)

Se for uma atividade a ser delegada, delegue-a e em seguida arquive ou delete o e-mail. Caso necessário, crie um acompanhamento para não perder de vista a atividade.

4. Agendar (e arquivar)

Se o e-mail demandar uma ação sua que levará mais que 5 minutos, agende-o utilizando sua Central de Tarefas, deletando-o ou arquivando-o em seguida.

Esse agendamento pode ser feito já para uma data específica ou para o “limbo”, local onde deverão estar todas as tarefas sem data para serem executadas. No meu caso, agendo para o próximo sábado (meu “limbo”) todas as tarefas que eu não consigo definir no momento. No final de semana, separo alguns minutos para direcionar essas tarefas para a próxima semana, priorizando as mais importantes.

5. Executar (e arquivar/deletar)

Por último, se o e-mail recebido demandar uma ação sua, e essa ação não for lhe tomar mais que 5 minutos, execute-a na hora! Em seguida, delete ou arquive o e-mail.

 

Não deixe a sua caixa de entrada desorganizar sua vida profissional. Experimente ter seus e-mails sob controle e seja mais produtivo!

Que outras dicas você conhece para gerenciar melhor seus e-mails?

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Posted in Produtividade and tagged as , , ,
  • Barbie Californiana

    A opção de pastas e subpastas, eu já conhecia e acho interessante, Rafael! Gostei das demais dicas também, são super úteis e ajudam. Abraços.

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Que bom que gostou, Barbie! Obrigado pela visita!
      Abraços!

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