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7 táticas para se manter focado no mais importante

Se você sente que faz muito, trabalha muito, se esforça muito, mas que no fim o resultado não acompanha seus esforços, pode ser que você não esteja focando no mais importante. É possível que esteja sendo engolido pelo mundo da “urgência”.

7 táticas para se manter focado no mais importante

São 8 horas da manhã e você acabou de chegar ao escritório. Está empolgado, pois irá finalmente iniciar aquele projeto especial. Não é um projeto urgente, mas iria ajudar bastante sua empresa a ter resultados muito melhores que os atuais, além de servir como uma grande propaganda para uma provável promoção. Você veio no carro pensando em diversas tarefas que podem começar a ser executadas hoje e que dependem apenas de você. Seu plano é destinar a manhã inteira apenas para as atividades do projeto.

A empolgação do objetivo em mente toma conta e você senta na sua mesa, focado. No mesmo momento, no entanto, um colega te pede uma ajuda rápida. Enquanto tenta ajuda-lo, outro colega pergunta se a questão de ontem já foi resolvida. Depois de conversar com este e ajudar o primeiro, você volta pra sua mesa e vê a caixa de entrada cheia de e-mails não lidos.

Começa, então, a responder os que parecem mais urgentes, quando o telefone toca: a secretaria de seu chefe avisa que ele agendou uma reunião do departamento para às 11hs e te passa um resumo do que será conversado. Você desliga e olha pra sua caixa de entrada: a quantidade de e-mails não lidos aumentou. Enquanto avança respondendo seus e-mails, o analista do outro departamento pede sua ajuda com algo que, de acordo com ele, só você consegue resolver.

O telefone toca mais duas vezes e você não consegue sair do lugar. Você ainda não viu as pendências não concluídas de ontem, muito menos as de hoje. Já sabe, no entanto, que não vai dar conta de tudo, porque a manhã já foi embora. O que não der pra fazer hoje vai ser empurrado para amanhã. E já chegaram mais e-mails…

No meio dessa “bagunça”, aquele projeto especial, que poderia ajudar muito a empresa – e você – vira fumaça. Afinal de contas, é importante, mas não é urgente…

Como focar no que é importante

Você já teve um dia desses? Eu já. E já vi a história acima se tornar rotina para algumas pessoas. São pessoas que possuem um grande espírito proativo, que sentem que poderiam estar fazendo muito mais, mas que acabam se perdendo na turbulência de um dia a dia cheio.

Se você parar e analisar o que fez nas últimas semanas poderá encontrar diversas questões pouco importantes (ou até sem importância) que acabaram “roubando” um bom tempo seu. Este tempo poderia estar sendo direcionado para coisas muito mais essenciais, como o projeto especial da história acima.

O presidente de uma grande empresa, o auxiliar de escritório, você e eu temos todos as mesmas 168 horas por semana. A diferença está em saber escolher o que fazer com elas, saber priorizar. Se você tem muitos desejos, muitos sonhos, muita vontade, muito trabalho, a priorização passa a ser algo essencial. Onde trabalho, temos sempre mais tarefas do que tempo para executá-las. Para conseguir ter um bom resultado, é necessário selecionar o que é prioridade.

Seguem abaixo 7 táticas que utilizo e que ajudam a me manter organizado e focado no que é importante, permitindo que eu priorize as tarefas certas (tanto no trabalho, como na minha vida!).

1. Centralize suas tarefas

Anote sempre suas tarefas e centralize-as em um único local (chamo esse local de Central de Tarefas), para garantir que você não irá esquecer de nenhuma!

2. Organize sua semana

Separe um tempo no seu final de semana (ou pelo menos no final da sexta-feira) para organizar as atividades da próxima semana na sua Central de Tarefas, distribuindo-as pelos dias de trabalho. Para muitos o final de semana é sagrado: mexer com coisas do trabalho é quase um pecado. No entanto, apenas no final de semana você terá tempo e tranquilidade para garantir o que é mais importante.

Não acredite em mim: tente! Eu também não acreditava…

3. Finalize as tarefas do dia!

A sua meta diária deve ser: finalizar todas as tarefas agendadas para este dia. Se você for bem rígido com essa meta, conseguirá se manter bem organizado. No instante em que se tornar comum desrespeitá-la, sua organização terá ido por água abaixo.

4. Comece o dia olhando sua Central de Tarefas

Comece analisando suas tarefas. Não execute nada antes disso. Esta tática é ótima para garantir que você leve tudo em consideração antes de sair “apagando incêndios” por aí. Ter a visão do todo permite analisar novas demandas e decidir quais delas são prioridades, qual deve ser realizada primeiro, e até quais terão que ser adiadas.

5. Termine o dia olhando sua Central de Tarefas

Que esta seja a última ação do dia. Se sua meta (item 2) não for cumprida, verifique quais tarefas não foram realizadas e agende-as novamente. Não adianta nada, no entanto, passar as tarefas para o dia seguinte, se ele estiver cheio. Gaste alguns minutos reorganizando os próximos dias para encaixar as prioridades, mesmo que você tenha que empurrar algumas tarefas de amanhã para outros dias e assim sucessivamente.

Existem programas, como o Outlook, que automaticamente passam para o dia seguinte as tarefas que não foram concluídas. Ótimo, certo? Errado! Ao deixar que essa “reorganização” seja automática você começará a ter um acúmulo de tarefas para o dia seguinte, o que acabará inviabilizando sua meta.

6. Priorize corretamente novas demandas

Quando receber uma nova demanda, analise novamente sua lista de tarefas e encaixe conforme suas prioridades. É sempre bom poder auxiliar os outros, mas não adianta nada ajudar o colega a terminar as demandas dele e não terminar as suas. Ao ajudar alguém, tenha certeza que não está se atrapalhando. Saiba dizer não. Caso necessário, proponha um novo prazo, ou até explique que não poderá ajuda-lo naquele momento, explicando suas razões.

7. Trabalhe com tarefas recorrentes

Algumas atividades necessitam ser realizadas todo dia, toda semana, todo mês. Aproveite a função de recorrência de sua Central de Tarefas (criar uma tarefa que se repita semanalmente, mensalmente, anualmente…) e já deixe agendado para, por exemplo, organizar sua semana todo domingo à noite, ou enviar aquele relatório mensal no último dia do mês.

 

Que outras dicas você conhece que o auxiliam a se manter focado no mais importante? Comente!

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  • Michele T.

    Olá! Adorei o seu texto Rafael, vou indica-lo ao meu noivo! Me parece que todos da área de T.I nunca tem tempo para nada, vivem atolados nos projetos, prazos apertados e apagando mil incêndios, meu noivo é Analista de Sistemas e sempre falo com ele que uma pouquinho de organização junto com uma boa Central de Tarefas pode ajuda-lo, aposto que esse texto vai ser muito útil para ele igualmente com foi para mim. Abraço e Parabéns pelo seu bom trabalho!

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Olá, Michele, que bom que gostou! Espero que possa realmente ajudar seu noivo! Abraços!

  • JAKELYNE COSTA

    EXCELENTE!!!!!!!!!!!!!! ESSE TEXTO ME APARECEU EM BOA
    HORA

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Oi Jakelyne, que bom que te ajudou! O que acha de compartilhar sua experiência?

  • Priscila Alvim

    Parabéns Rafa, mais uma dica brilhante!!!

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Oi Pri! Adoro seus comentários! :)

  • http://twitter.com/bcaliforniana Barbie Californiana

    Boas dicas, Rafa, se a gente não organiza e prioriza o que é importante, tudo fica para trás, inclusive aquele projeto especial que não é importante, mas essencial para o sucesso. abraços e bom domingo.

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Exatamente, Barbie. Se não priorizamos nossa vida, os outros irão priorizá-la para nós…
      Abraços!

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  • Marcela

    Era exatamente isso que eu estava precisando! Obrigada Rafael…mas um detalhe, é por causa de blogs assim com conteúdos excelentes que vou procrastinando e mergulhando num poço sem fim nas atividades pendentes no serviço.

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Obrigado pela visita Marcela! E te garanto que ao escrever o texto minhas intenções eram as melhores! :)

      Normalmente defino um horário (logo cedo, após acordar) para ler os blogs que gosto. Essa tática tem me ajudado a não “vagar” na hora do trabalho.

      Abraços!

      • Marcela

        Rs! Pois é Rafael eu sei, rs! Vou aderir a sua sugestão. Obrigada
        pela orientação.

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