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Na prática: como acompanhar suas demandas para crescer na empresa?

Para crescer na sua vida profissional, ou para atingir maiores objetivos e sonhos, você deve ser capaz de não só se manter organizado quanto às suas tarefas, mas também de acompanhar o nível crescente de interdependência resultante. Veja, na prática, como a Central de Tarefas pode te ajudar a fazer isso sem se estressar!

Na prática: como acompanhar suas demandas para crescer na empresa?


Quanto maior for seu objetivo, maiores, e em maior quantidade, serão suas responsabilidades. Esse aumento está também diretamente relacionado ao crescimento na vida profissional. Nenhuma empresa contrata, e paga bem, pessoas que não conseguem se auto-gerenciar, que não conseguem cuidar das suas responsabilidades.

Grandes projetos, grandes responsabilidades

Quanto maior o projeto, maior a quantidade de atividades simultâneas sendo realizadas por uma maior quantidade de pessoas. Se não houver um bom acompanhamento de todas as tarefas, o projeto estará fadado ao erro e ao atraso. É possível que não seja você quem vá executar uma determinada tarefa, mas que seja sua a responsabilidade de acompanhar e garantir que ela seja bem executada.

Digamos, por exemplo, que seu chefe tenha passado para você uma demanda, e você tenha direcionado parte dela para colegas de trabalho que considera capacitados. Se eles não cumprirem o combinado, ou seja, atrasarem o prazo ou não derem a prioridade necessária, sua demanda não será concluída conforme inicialmente planejado. E você não poderá simplesmente falar para o seu chefe que seus colegas são culpados pelo erro ou atraso, afinal de contas a responsabilidade era sua!

Como comentei em outro post trabalhei há algum tempo em um projeto com alto nível de interdependências. Essa experiência me ajudou a criar um modelo que hoje me auxilia a acompanhar em torno de 50 demandas distribuídas por até 20 pessoas diferentes, além das minhas próprias atividades, sem que isso me cause esquecimento ou estresse. Faço isso centralizando tudo, de forma simples, em uma única Central de Tarefas (utilizo o Outlook, mas pode ser qualquer aplicativo de tarefas).

Na prática, ao adicionar itens na Central de Tarefas utilizo duas simples classificações: Tarefas Próprias (as quais coloro com a cor vermelha) e Tarefas de Acompanhamento (as quais coloro com a cor verde). Segue abaixo um detalhamento de cada uma delas:

1. Tarefas Próprias  “vermelhas” 

Aqui entram as suas atividades. São as atividades que dependem exclusivamente de você e irão demandar sua completa atenção.

Não adianta encher o dia com atividades “vermelhas”, pois você acabará não conseguindo realizar todas, ficando estressado e frustrado. Preencha o tempo disponível do seu dia com estas atividades de forma a deixar sobrando pelo menos 2 horas para as questões imprevisíveis que surgirem e para as outras tarefas do dia (as Tarefas de Acompanhamento).

Apenas como referência, preencho um dia livre meu com 3 a 8 tarefas “vermelhas” (dependendo do tempo de duração de cada uma).

2. Tarefas de Acompanhamento – “verdes”

Aqui entram todas as atividades de acompanhamento. Sua atividade deverá ser classificada como “verde” se for:

  • Lembrar alguém de algo;
  • Verificar se a tarefa já foi feita;
  • Obter uma atualização do andamento de algo que você pediu;
  • Fazer uma ligação;
  • Enviar um e-mail curto;
  • Qualquer outra atividade rápida.

Cada uma dessas atividades não leva mais que apenas alguns minutos para ser realizada e são completamente imprescindíveis para garantir que todas as demandas estejam caminhando bem. Por serem rápidas podem ser alocadas no seu dia quase sem limite de quantidade.

Novamente, apenas como referência, tenho em torno de 20 a 30 tarefas “verdes” por dia, que tomam aproximadamente 1,5 horas do meu dia para serem acompanhadas.

 

A divisão de tarefas em apenas dois tipos permite que todas sejam classificadas rapidamente. Quanto mais complexo for seu sistema, maiores são as chances de você postergar a criação/classificação das tarefas, por falta de tempo ou por preguiça mesmo. Recebo hoje mais de 100 e-mails por dia e lanço vários deles rapidamente na Central de Tarefas (aqueles que geram atividades para mim ou necessitam de acompanhamento).

Quais métodos você utiliza para acompanhar as demandas de sua responsabilidade?

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Posted in Produtividade and tagged as , , , , ,
  • João Paulo Hollanda

    Fantástico artigo! Simples e objetivo. Parabéns pelo blog!!

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Que bom que gostou, JP! Abraços!

  • http://twitter.com/bcaliforniana Barbie Californiana

    Você não só escreve, como explica bem…
    Parabéns pelas dicas compartilhadas!
    Abraços e linda semana! =^.^=

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Obrigado, Barbie! Espero que as dicas te ajudem!
      Abraços!

  • Silvana Macedo

    Excelente texto,,, Obrigada por compartilhar!!

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Fico feliz que tenha gostado, Silvana! :)

  • Emerson Gonçalves

    Ótima dica. Vou testa-las. “Quanto mais complexo for seu sistema, maiores são as chances de você postergar a criação/classificação das tarefas, por falta de tempo ou por preguiça mesmo…”, Essa foi ótima. É bem assim mesmo que acontece.

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      E é o que acontecia comigo! Fez toda a diferença simplificar as coisas!