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Reuniões de alinhamento

Quando você assume o papel de coordenar pessoas, sua responsabilidade é multiplicada: você passa a ser responsável não somente pelo bem da empresa como também de seus colaboradores (as pessoas que estão sob sua coordenação). Conheça 3 tipos de reuniões que podem fazer a diferença na sua vida (atual ou futura) como líder!

Reuniões de alinhamento


Como já falei em outro postconsidero muito importante a periodicidade de reuniões de alinhamento. Elas podem evitar grandes frustrações, melhorar o relacionamento entre o chefe e o subordinado, permitindo que eles se conheçam melhor, e maximizar a produtividade, garantindo que todos andem na mesma direção.

A leitura de diversos best-sellers (como, por exemplo, “Quebre todas as regras”, de Marcus Buckingham e Curt Coffman) somada  a alguma (ainda que pouca) experiência como chefe – onde procuro aplicar na prática várias das boas ideias que encontro nesses livros –, me levaram a considerar 3 tipos de reuniões de alinhamento, que tento utilizar no meu dia-a-dia profissional. São elas:

1. Reuniões diárias

Quando uma pessoa que não conheço bem passa a responder diretamente a mim – como um novo contratado ou alguém que veio de outra área da empresa -, procuro fazer uma reunião diária de 30 minutos logo no início do dia, durante um curto período de tempo (algo em torno de uma ou duas  semanas).

Essa reunião tem dois simples objetivos: permitir que nos conheçamos melhor e acelerar o alinhamento inicial. Do lado do colaborador, ele poderá analisar minha postura como chefe e, assim, sentir-se mais confortável  em relação a mim. Do meu lado, posso analisar sua capacidade e sua personalidade de uma forma mais abrangente do que seria possível em uma simples entrevista.

2. Reuniões semanais

As reuniões semanais são a base para o alinhamento com a equipe. Assim que a fase das reuniões diárias termina, passamos para as reuniões semanais. Fazendo-as individualmente, às sextas-feiras a tarde, ou às segundas-feiras pela manhã, é possível:

  • analisar com o colaborador o rendimento da semana que passou;
  • planejar a próxima semana, incluindo novas demandas e possíveis alterações das demandas atuais.

O nível de detalhes que essa reunião abrange depende do grau de confiança que tenho no colaborador, tanto no quesito de competência técnica como no senso de responsabilidade. Se estou diante de um colaborador novo, direciono a reunião de forma a garantir que eu esteja por dentro de tudo o que aconteceu, nos mínimos detalhes.

Se, ao contrário, tratar-se de um colaborador já antigo, em quem já tenho bastante confiança, conversamos superficialmente sobre os assuntos mais importantes. Quanto mais confiável e competente o colaborador se mostrar, mais liberdade terá para executar suas tarefas e menos detalhada terá que ser a reunião.

Aproveito a reunião para repassar ao colaborador novas tarefas – o que faço apenas nessa reunião, e não aleatoriamente durante a semana. Um ponto muito positivo disso é permitir que o colaborador planeje desde logo toda sua semana, organizando suas atividades da forma que melhor lhe convir.

Posso “perder” até 2 horas em reuniões desse tipo. Algumas pessoas  talvez argumentem (e já  o fizeram) que não têm o luxo de gastar tempo com isso. Na minha visão, considero essas 2 horas um investimento que garantirá que o restante das 38 horas semanais do colaborador rendam cada vez mais, e sempre na direção correta.

Se eu tiver 4 pessoas subordinadas a mim, por exemplo,  “perco” 1 dia na semana com essas reuniões individuais (4 x 2 horas = 8 horas = 1 dia de trabalho), mas garanto 19 dias de trabalho produtivo e alinhado (38 horas/colaborador/semana x 4 colaboradores / 8 horas.dia = 19 dias). Matematicamente é simples: 19 dias de 4 colaboradores valem bem mais que 1 dia meu.

3. Reuniões trimestrais

Bons líderes reconhecem a importância de conhecer sua equipe.

Trimestralmente realizo uma reunião individual com cada membro de minha equipe, focando em pontos ainda mais importantes que o alinhamento de atividades: o alinhamento de vida, de sonhos, de foco, de crenças.

Nessa reunião, que pode chegar a levar uma tarde inteira, procuro conhecer de verdade a pessoa que está ali comigo. É a partir dessa reunião que consigo encontrar a melhor forma possível de ajudar meu colega, e vice-versa, ou seja,  a melhor forma possível de ele ajudar a empresa.

Nas conversas trimestrais procuro entender a visão do colaborador de todo o seu trabalho: o que está indo bem, o que não está indo bem, o que melhorou, o que piorou, o que mudou, onde está o foco, como estão os sonhos, onde gostaria de estar, o que gostaria de fazer, metas, reclamações, injustiças, elogios, feedbacks…

O objetivo das conversas trimestrais não é mostrar para o colaborador para onde a empresa vai, não é convencer o colaborador que a empresa é a melhor, não é motivar o colaborador para ele trabalhar mais, não é cobrar do colaborador mais produtividade. O objetivo das conversas trimestrais é entender como eu, como líder, posso servir melhor meu liderado, como posso fazê-lo mais feliz, como posso ajuda-lo a chegar onde ele quer.

Se o colaborador gosta do que faz, ele trabalha mais, rende mais. Bom para o  colaborador, ótimo para a empresa!

Como VOCÊ garante o alinhamento em sua empresa / seus projetos?

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