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Seja chefe do seu e-mail!

O e-mail se tornou uma ferramenta fundamental para o ambiente profissional. Recentemente, no entanto, ele deixou de ser apenas uma ferramenta, se transformando em seu “chefe” – um chefe desorganizado, incansável e incômodo, que não sabe priorizar e não sabe a hora de parar! A partir desse momento o e-mail parou de ajudar na produtividade e passou a atrapalhá-la.

Seja chefe do seu e-mail!


Servidores de e-mail em páginas web – como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc. – possuem uma taxa de atualização quase instantânea: assim que lhe enviam um e-mail, este já aparece em sua caixa de entrada. Outros servidores, mais utilizados em ambiente de trabalho – como o Outlook e o Lotus Notes – possuem uma taxa de atualização padrão de 30 minutos (que pode ser configurada manualmente). Isso significa que se um colega lhe enviar um e-mail logo após a última atualização, este somente aparecerá em sua caixa de entrada aproximadamente 30 minutos depois.

Pensando dessa forma, parece que os servidores de e-mail em páginas web são melhores, já que são ótimos para trazer a informação instantaneamente, certo? Errado. É aí que mora o problema. Se você está focado em terminar um relatório, não lhe interessa ser atualizado sobre outros assuntos. Mesmo atualizações sobre o próprio projeto em que está trabalhando não lhe interessam naquele instante, pois irão apenas impedir que você se mantenha focado em terminar sua atividade

Se você estiver constantemente recebendo novos e-mails e dando atenção a eles, um trabalho que, quando focado, seria terminado em apenas 1 hora, pode levar a manhã inteira, ou o dia inteiro.

Seja mais inteligente que seu e-mail

Parece ótimo imaginar quão inteligente é nosso servidor de e-mails, que consegue nos atualizar sempre que existem novas informações! No entanto, isso significa dar poder a ele, permitir que ele decida, por nós, quando devemos ser “importunados” com novas informações. A partir do momento em que os servidores de e-mail passaram a atualizar automaticamente, os usuários passaram a ser “subordinados” ao seu e-mail.

Como você é avisado sempre que há novos e-mails, independente de quais sejam eles, você passa a ter um novo “chefe” que não sabe priorizar, que é desorganizado (passa tudo para você), que é incansável (pode gastar o dia inteiro te passando informações novas) e incômodo (trabalha nos finais de semana e até de madrugada!).

Para piorar, os smartphones trouxeram o “chefe” para o nosso lado 24/7. Na hora do café da manhã? Ali está o “chefe” com novas informações. Sábado à tarde? Ali está o “chefe”. Jantar à noite com a família? Ali está o “chefe”. Férias? Ali está o “querido chefe”!

Compartilho aqui com você 2 drásticas atitudes que tomei, e que elevaram minha produtividade, quando estava agoniado com o quanto o e-mail estava atrapalhando minha eficiência no trabalho.

1. Verifique seu e-mail no máximo 2 vezes por dia

Para meus e-mails do trabalho, utilizo o Microsoft Outlook. Como já disse antes, este, por padrão, atualiza a caixa de entrada a cada 30 minutos. A primeira drástica mudança que fiz foi desativar a atualização automática de e-mails, de forma a tomar de volta o poder de decidir quando eu quero verificar se há novas informações.

Passei então a verificar manualmente os novos e-mails (tecla de atalho F9 no Outlook) no máximo 2 vezes por dia: a primeira atualização faço logo cedo, quando chego ao escritório, e a segunda, após o almoço. Em ambas processo rapidamente todos os e-mails recebidos, zerando minha caixa de entrada (veja “5 passos para processar 100 e-mails em minutos”).

Essa atitude é essencial se você quiser manter sua caixa de entrada limpa e organizada. É impossível fazer isso (sem perder um bom tempo do seu dia) se sua caixa de e-mails for atualizada a cada 15 minutos.

Nos dias mais atarefados verifico novos e-mails apenas quando chego no escritório, logo cedo. Apesar de serem exceção, já houve dias em que simplesmente não atualizei minha caixa de entrada.

Em geral, e-mail não é um meio de comunicação para questões urgentes. É possível que o destinatário só consiga ver sua mensagem alguns dias depois, por quaisquer razões, como viagens, falta de tempo, caixa de e-mails lotada, etc. Meus colegas já sabem que se algo for urgente eles não podem confiar no e-mail: devem me ligar.

Com essa primeira atitude, acabei com várias horas de improdutividade.

2. Retire seu e-mail profissional do celular

Inicialmente, adorei ter meu e-mail profissional disponível no celular, pois isso me trazia uma flexibilidade incrível de poder verifica-lo quando e onde quisesse. Quando percebi que estava me incomodando com questões do trabalho nos horários não reservados para esse fim (como finais de semana) decidi ser novamente radical: apaguei do meu celular meu e-mail do trabalho.

O que acontecia é que, curioso e agoniado como sou, de tempo em tempo, quando não estava fazendo “nada”, eu abria o celular e buscava por novos e-mails. Quando chegavam um novo e-mail, mesmo que não fosse resolve-lo na hora (o que nem sempre acontecia), aquilo já me afetava de alguma forma, pois me deixava pensando no que eu iria fazer para resolver aquela situação depois.

Mesmo que você seja uma pessoa mais controlada, sugiro que retire seu e-mail profissional do celular. Para ser organizado de verdade é importante que se tenha uma hora certa para verificar os e-mails e você pode garantir que isso aconteça quando estiver na frente de seu laptop.

Ao tomar essa segunda drástica atitude, garanti que meu “chefe” (agora ex-chefe) ficasse a uma distância segura de mim nas merecidas e necessárias hora de descansar.

Quantas vezes você checa seu e-mail por dia? Quanto tempo você “perde” com isso diariamente?

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  • Barbie Californiana

    Não devemos deixar que nada nos controle, nós é quem devemos “mandar”… suas dicas estão perfeitas! Parabéns! Abraços