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Seja mais produtivo: garanta o alinhamento

Falhas de comunicação e de alinhamento geram todo dia ineficiência, frustração, raiva e perda de tempo! Evite que isso aconteça: garanta que o seu “óbvio” seja o mesmo “óbvio” do outro!

Alinhamento

Você acaba de sair de uma reunião com seu chefe com duas novas demandas, A e B, e decide surpreendê-lo: escolhe a demanda mais complexa (A) e investe um bom tempo para conseguir concluí-la o mais rápido possível. Após uma semana de dedicação intensa (trabalhando inclusive na hora do almoço), você retorna ao seu chefe com a demanda finalizada!

Seu chefe olha intrigado para o relatório que você montou, e lhe informa que esse relatório só seria necessário dentro de vários meses. Em seguida ele lhe questiona sobre a outra demanda, que devido ao seu prazo e simplicidade, já deveria ter sido entregue…

De uma ótima oportunidade proativa, “nascem” duas pessoas frustradas.

Alinhamento

Situações como a citada acima acontecem nas empresas diariamente. São colaboradores motivados, com boa vontade, muito bem intencionados, mas que acabam se sentindo frustrados (além de frustrar a outros) por um problema muito comum: falta de alinhamento.

Considere sua empresa como um barco. Se você não souber exatamente para qual direção deve remar, é possível que mesmo grandes esforços não a ajudem a ir pra frente. É possível, inclusive, que você esteja freando o barco! Todo esforço e intensidade do mundo não valem nada se você estiver remando perpendicularmente, a 90°!

A importância do alinhamento, no entanto, não está somente no trabalho. Se você não mora sozinho, por exemplo, é importante que haja um alinhamento das expectativas entre todas as pessoas que moram com você. Caso você more em uma república, é importante garantir as regras de “sobrevivência”, ou seja, o alinhamento das expectativas. Se você mora com seu pai e sua mãe, é importante entender as expectativas deles, responsáveis por definir a direção desse “barco”.

Porque há problemas de alinhamento?

Na minha opinião, existem duas razões principais para os problemas de alinhamento:

1 – Assumir o “óbvio”

Vejo constantemente (tanto no trabalho como na vida pessoal) sérios problemas de comunicação. Um dos lados fala algo pela metade, assumindo (muitas vezes inconscientemente) que o que não foi dito é óbvio. O outro lado não questiona o que faltou ser dito, completando por conta própria a parte “óbvia” (normalmente também de forma inconsciente). O problema é que o “óbvio” para um nem sempre é o mesmo “óbvio” do outro. Os dois saem da conversa com a certeza de que se entenderam, e cada um segue caminhos diferentes, com expectativas diferentes. Receita certa para futuros problemas.

Para evitar que essa situação ocorra em situações importantes, muitos autores sugerem que se faça um “fechamento” do que foi concluído, onde cada lado descreve, em detalhes, suas expectativas finais, e explica como compreendeu o que foi dito pelo outro.

Ao receber uma demanda de seu chefe, por exemplo, tente explicar de volta pra ele, com suas palavras, a demanda que ele passou. Garanta não deixar nada subentendido. É um pequeno esforço se comparado ao tempo que você investirá executando a demanda.

2 – Vergonha de questionar

Vejo também diversas pessoas que ficam com vergonha de mostrar que não entenderam, medo de se fazerem passar por burros. Essas pessoas acabam simplesmente empurrando pra frente o problema. Como resultado, terão um problema maior ainda: o de encarar o chefe com um resultado diferente do desejado. É muito melhor ser uma pessoa questionadora que entrega o que é pedido, do que se passar por “inteligente” no início, e não conseguir entregar o que foi solicitado no final.

A solução aqui não é tão fácil. É necessário se forçar a quebrar a barreira do medo, da vergonha. Pra mim, o que me mantém questionador é mais o receio de não atender às expectativas, do que o medo de passar por “burro” quando a demanda for solicitada.

Reunião periódica de alinhamento

Um bom alinhamento, no entanto, vai além de simples demandas. Bons colaboradores são proativos, criam suas próprias demandas, fazem o esforço extra. Warren Buffett diz que para ser um ótimo funcionário e crescer na empresa basta descobrir o que seu chefe/cliente deseja e superar as expectativas dele.

Se você não está em sua empresa somente pelo salário, então é importante que esteja realmente alinhado com a direção que o barco está seguindo. Para saber tanto onde você é mais necessário e pode ajudar mais, quanto se seu remo está sempre virado para a direção correta, é importante estar constantemente bem alinhado com quem define essa direção (normalmente, o chefe).

Digamos, por exemplo, que você esteja bastante empenhado em um projeto que acredita irá trazer grandes benefícios para a empresa. É fundamental verificar se a direção da empresa concorda com você, antes de começar a investir seu tempo nisso. Sem essa confirmação, você poderia deixar passar a oportunidade de se dedicar a algo até mais simples, mas que traria melhorias mais necessárias e importantes para a empresa naquele momento, além de ser valorizado profissionalmente.

Alguns anos atrás, quando trabalhava com desenvolvimento de softwares, percebi que poderia fazer muito mais do que as simples demandas que chegavam para mim. Resolvi conversar com meu chefe à época, explicando-lhe que gostaria de uma reunião semanal para conversarmos sobre tudo o que eu estava fazendo e sobre o que mais eu poderia fazer. Essa foi minha primeira reunião de alinhamento.

Foi um grande e importante aprendizado! Não só pude ajudar mais o meu departamento, como acabei ganhando mais responsabilidades e ficando cada vez mais independente. Ao invés de ser “controlado” constantemente, meu chefe passou a acompanhar minhas demandas apenas naquela pequena reunião semanal de alinhamento.

Ganhei confiança, ganhei liberdade e acabei, por fim, sendo rapidamente promovido.

Na sua vida profissional, você tem certeza que está remando na direção correta? E na vida pessoal? Quantos “óbvios” você tem preenchido inconscientemente?

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  • Cris

    Rafael, ótimo texto! E é isso mesmo a falta de uma boa comunicação geral muitos problemas, desde o trabalho até a vida pessoal. ( dê uma revisada no seu texto – onde vc diz: “tanto no trabalho como na vida real” me fez entender que vc vê o trabalho não como vida real) só um toque construtivo…Adoro o seu blog! Muito conteúdo e sempre dinâmico

    • http://rafaeldanigno.com.br/ Rafael Danigno de Paula e Silv

      Obrigado pela dica, Cris! Alterei pra “vida pessoal”, acho que ficou melhor, não?
      E que bom que gosta do blog, fico bem feliz! Abraços!

  • Emerson Gonçalves

    Certa vez meu chefe disse uma coisa que eu nunca esqueci: “O óbvio deve sempre ser dito”. Acho que é uma frase que se alinha com este artigo.